7月2日上午，国际合作与交流处在学校专家接待中心一楼会议室召开了外籍教师搬迁及安置工作协调会，在校外籍教师代表Christ、Airi、Hassan、Peter、Alina、金东彻、卡佳以及国际合作与交流处处长范群、副处长李应洪、外专管理科科长杨竹天、接待中心主任王丰华和班戈学院协调人彭曦老师参加。

范群首先向到会外籍教师传达了学校关于专家接待中心改造的决定，在对整体搬迁的原因进行解释之后，范群对外籍教师的搬家及后续安排进行了通报。李应洪对学校的工作布置进行了重申和强调。随后，国际合作与交流处就外教提出来的租房费用、涉及的税费安排、房租支付形式、租房地点、合同签署及英文版本提供、搬家安排、临时过渡、搬家材料及物品处置等问题进行了细致交流及明确答复，外教均表示愿意服从学校安排。

会议前期，经报学校领导，国际合作与交流处与班戈大学英方副院长林颖博士进行了多次电话沟通并得到充分支持，并于6月30日、7月1日先后以协调会形式与国际学院、继续教育学院、班戈学院、外国语学院、党政办的负责人就严格执行学校党委决定、具体落实搬迁工作达成一致意见。会后，国际合作与交流处随即启动校内外看房工作。